Zonguldak 17th Chamber of Pharmacists

Sayın Üyemiz,

Bartın İlinde Faaliyet gösteren eczanelerimizin SGK Eczane ve Medikal Fatura Teslim, İtiraz, Düzeltme iş ve işlemleri Nisan 2022 ayı itibariyle güncellenmiş ve ilgili ( https://www.zeo.org.tr/haber-5539 ) duyurmuzle sizlere duyurulmuş, gereken formlar ve dilekçeler Odamız Sayfası, Eczacı Rehberi ( https://www.zeo.org.tr/dosyalar-51 ) bölümünde yayınlanmıştı.

Ankara Kavaklıdere Sağlık Sosyal Güvenlik Merkezi'nin odamıza gönderdiği 14.06.2022 tarihli ve E-38363693-805.01.99-47284598 sayılı yazıda Haziran 2022 dönemi (1 Temmuz 2022 tarihinde teslimine başlanacak) fatura ve eki belgeleri içeren kolilerin, aşağıda belirtilen standartlarda Müdürlüğe teslim edilmesi istenilmiştir.

Bilgilerinizi ve gereğiniz rica ederiz.

17. Bölge
Zonguldak Eczacı Odası
Yönetim Kurulu

_________________________________________

1-  A grubu, B grubu ve C grubu sıralı dağıtım reçetelerini içeren evrakların,   hepsi bir arada    ve (4,5cm x 29cm x 40cm   ebatlarında)   mavi    renkli tek koli (tek koliye sığmaması halinde aynı ebat ve renkte birden fazla koli) içerisinde,    bantlı    olacak şekilde teslim edilmesi uygun bulunmuştur. Koli içerisine    A , B ve C gruplarına ait reçete listelerinin ve e- reçete çıktılarının konulmaması, sadece C grubu reçeteler için oda onaylı    sıralı dağıtım listesinin    konmasının; bunun yanı sıra, her grup için    1  'er adet döküm özet bilgisi ve 1'er adet fatura konulmasının yeterli     olacağı düşünülmüştür. - Bir adet (sığmadığı durumda birden fazla adet) mavi koli içerisinde Kuruma teslim edilecek A grubu, B grubu ve C grubu sıralı dağıtım reçeteleri ile evraklarının, birbirine karışmayacak şekilde, her bir grup için ayrı ambalajlar (dosya, poşet, zarf, yarım klasör vb.) halinde düzenlenip, koli içerisine konulması gereklidir. (Örnek düzen: EK-1)

- Koli üzerine, poşet dosya içerisinde, koli içeriğinde bulunan her bir döküm / fatura grubu için, A, B, C şeklinde okunaklı, sıralı ve zımbalı olarak, eczane sicil ve evrak döküm numaralarına ait barkodları içeren     "döküm özet bilgisi" çıktısının ikişer nüsha olarak şeffaf poşet içersine    (ABC bir zımbalı ve ABC ikinci zımbalı şeklinde) düşmesini engelleyecek biçimde yapıştırılması gerekmektedir. Koli üzerinde eczane bilgilerinin yanı sıra, üç grup bilgilerinin de bulunmasında fayda olacaktır. (Örnek düzen: EK-1) Teslim edilen evraklar içerisinde     C grubuna ait reçeteler bulunup bulunmadığının koli üzerine bilgi olarak yazılması    kayıt işlemi sırasında ayrıca önem arz etmektedir.

_________________________________________

2- Kan Ürünü reçetelerini içeren evraklar için, koli rengi   (gri renkli)    ve standardı (4,5cm x 29cm x 40cm   ebatlarında) değiştirilmeden, içeriğindeki (oda onaylı sıralı dağıtım listesi dahil) evrakların, dağılmayacak şekilde, zarf içerisine yerleştirilip (zarf üzerinde eczane bilgileri de yer alacak şekilde) koliye konularak teslim edilmesi ve yine koli üzerine    "Barkodlu Döküm Özet Bilgisi" çıktısının ikişer nüsha olarak zımbalanması / yapıştırılması   gerekmektedir.

_________________________________________

3- Yurtdışı ve Yurtdışı Kan Ürünü reçetelerini içeren evrakların tesliminde de koli renk ve ebadında, herhangi bir uygulama değişikliğine gidilmeden,    (4,5cm x 29cm x 40cm ebatlarında) turuncu renkli koli içerisinde     ve her bir yurtdışı ülkesi faturası ve ekleri, birbirine karıştırılmadan (Almanya, Hollanda vs.), ayrı ambalajlar (zarf içerisine yerleştirilip, zarf üzerinde eczane bilgileri de belirtilmiş) halinde düzenlenmiş biçimde, aynı koliye konularak teslim edilmesi, inceleme ve ödeme kolaylığı sağlayacaktır. Yine koli üzerine: "barkodlu döküm özet bilgisi" çıktısının her ülke için alfabetik sıralı olarak ikişer nüsha, zımbalı olarak, şeffaf poşet içerisinde düşmeyecek şekilde yapıştırılması gerekmektedir. (Örnek düzen: EK-2)

_________________________________________

4- Tıbbi Malzeme-Medikallere ait fatura ve eki belgelerin tesliminde, koli ebat ve renklerinde herhangi bir uygulama değişikliğine gidilmeyecektir :
Medikal 1. Grup (Tıbbi Sarf) : Pembe
Medikal 2. Grup (Hasta Alt Bezi) : Siyah
Medikal 3. Grup (Ortez Protez) : Mor
"eczane sicil ve referans barkodlu döküm özet bilgisi" çıktısı da yine ikişer nüsha olarak, koli üzerine, şeffaf poşet içerisinde düşmeyecek şekilde yapıştırılmaya devam edilecektir.

_________________________________________

KARGO FİRMALARINCA YAPILAN BAŞLICA HATALAR:

- Koliler eksik teslim edildiği halde, "kargo takip sistemi"ne tam teslim edilmiş şekilde kaydedilmesi,

- Teslim edilmemiş kolilerin ise "kargo takip sistemi"nde teslim edilmiş gösterilmesidir.
Bu işlem teslim aşamasında herhangi bir bilgiye ihtiyaç duymadan, kargo şirketlerinin önceki kayıtlarından ellerinde bulunan, çalışanlarımızın kişisel bilgileri (isim-soy isim, TC Kimlik No vb.) "kargo takip sistemi"ne kaydedilerek, "Teslim Alan..." şeklinde işlenmesi ile yapılmaktadır.

Bu sorunları önleyebilmek amacıyla, taraflarca yapılabilecekler şöyle sıralanmıştır:

1- Kargo/Posta yoluyla gönderilecek birden fazla koli için, bunların taşınma sırasında birbirinden ayrılmasının, dağılıp dökülmesinin engellenmesi için, hepsinin    ayrıca tek bir karton koli içerisine konularak aynı anda gönderilmesi    (Bazı eczaneler bu şekilde evrak göndermektedir.) veya kolilerin    birbirinden ayrılmayacak şekilde sıkıca bantlanması    gereklidir.

3- Kargo/Posta yoluyla Kuruma gönderilen her bir     evrak'ın takibi Eczacı tarafından    yapılmalıdır. Gönderi, ilgili kargo/posta firmasının sisteminde "teslim edilmiş" görünse dahi,    2 iş günü geçmesine rağmen, MEDULA Eczane Sisteminde fatura durumunun "Kuruma Teslim Alındı" şeklinde güncellenmemesi halinde, eczacı tarafından Kurum yetkilileri ve kargo/posta firması ile bağlantıya geçilmelidir. Bu şekilde bir erken müdahale, olası sorunların çözüme kavuşturulmasında etkili olacaktır.

*********** Söz konusu değişiklikler 1 Temmuz 2022 tarihi itibariyle teslim alınacak, Haziran 2022 dönemi fatura ve eki belgeleri içeren koliler için başlayacatır.

Tüm fotoğraflar için tıklayınız.

Evrak Teslimi Standartları ve Kargo Posta Gönderimleri hk.